Как провести вебинар – пошаговая инструкция в 2023

Виды вебинаров

Типы веб-событий зависят от поставленных целей. Как правило, участники отвечают и задают вопросы в чате, пока спикер демонстрирует себя и/или презентацию.

Вебинары различаются:

• по стоимости участия;
• доступу к трансляции;
• способу подачи контента;
• количеству спикеров;
• тематике информации.

Стоимость участия. Для знакомства с компанией, экспертом или в качестве рекламы вебинар проводится бесплатно. Платные онлайн-встречи подразумевают участие после покупки билета.
На коммерческих занятиях дают углубленные материалы, который нелегко найти в интернете.

Доступ к трансляции. В открытых вебинарах возможно участие любого количества зрителей, регистрация или не требуется или простая. Закрытые веб-встречи проходят по заранее составленным спискам. Участники получают уникальные ссылки на почту или соцсетях, поэтому
на встречу не сможет попасть случайный человек.

Способ подачи контента. Спикеры используют презентации для погружения зрителей в контекст и для усвоения, закрепления материалов из видео. Если демонстрируется лайфстайл, выступающие отвечают на вопросы слушателей и показывают свою жизнь в режиме онлайн.

Количество спикеров. Вести эфир может один человек или несколько людей одновременно. Крупные компании устраивают семинары, где спикеры отвечают за свою область экспертности.

Тематика информации. Виды контента способны пересекаться между собой. Вебинар может быть развлекательно-теоретическим, обучающе-продающим, теоретически-практическим и так далее. Зависит от ожидания и потребностей участников онлайн-встречи.

Найдите основу вебинара

Чтобы эфир прошел успешно и вызвал положительную реакцию, подумайте, для кого вы решили его организовать и зачем. Это делается за три шага.

Шаг 1. Определите цель мероприятия

Как провести вебинар удачно? Обозначаем цель онлайн-события. Разберем в таблице примеры неправильных целей, исходя из экспертности спикера.

На картинке ниже цели упрощены, но помните: «обучение», «презентация», «переговоры», «тестирование» и другие, – могут быть разбиты на подцели.

Проведение презентации имеет подцели:

• повышение узнаваемости,
• увеличение лояльности,
• теоретические и/или практические знания,
• сбор обратной связи и другое.

Подцели обучения разбиваются еще более мелкие:

• выявить трудности в восприятии информации;
• подготовить сотрудников к стрессовым ситуациям;
• провести развлекательные интерактивы;
• проверить домашнее задание и другие.

Чем детальнее прописаны цели мероприятия, тем проще фокусироваться на главном по ходу эфира.

Шаг 2. Сформулируйте тему

Крайне важно, как называется вебинар. В век информационных технологий вы тот спартанец, который обязан биться за внимание пользователя. Вы конкурируете не только с оппонентом по схожей экспертности, но и с площадками, мемами, видео и контентом друзей в ленте интересов.

Как провести вебинар, чтобы удержать слушателя? Сформулируйте правильную тему. Ее признаки:

1. Есть заголовок, который отражает цель.
2. Говорит о конкретной пользе.
3. Соответствует интересам целевой аудитории.
4. Рассказывает что-то новое и интересное.

Придумать тему, которая зацепит максимальное количество нужной аудитории, самому трудно. Устройте мозговой штурм, придумайте несколько тематик, о которых готовы рассказать.
Создайте опросы и голосования в социальных сетях.

Дополнительно используйте инструменты поисковых систем для определения потребностей людей из нужных сфер. Используйте Google Trends и Яндекс.Вордстат. Введите подходящую тематику и посмотрите, что гуглят потенциальные клиенты.

Например, на запрос «вязание крючком» сервис Яндекса выдал самые популярные запросы «схемы вязания крючком» и «игрушки крючком». Эта информация позволит сориентироваться на что делать упор, исходя из целей вебинара.

Шаг 3. Определите целевую аудиторию

ЦА – это люди, потенциально заинтересованные в информации на вашем вебинаре. Знание потребностей аудитории позволит организовать максимальное количество слушателей и
обеспечит вас знаниями для удержания их внимания.

Для определения целевой аудитории ответьте на вопросы:

1. Какой пол, возраст, уровень достатка и интересы идеального участника вебинара?
2. Хорошо или плохо он разбирается в теме мероприятия?
3. Человек уже знаком с вами или ничего о вас не знает?
4. Чего хочет идеальный слушатель от онлайн-встречи, чего он боится, какие его «болевые» точки?
5. Где «обитает» потенциальный участник? На каких сайтах и площадках сидит?
6. Что ему может понравиться или оттолкнуть у конкурентов?
7. Чего ожидает дополнительно? Чем можно его удивить?

Чем подробнее ответите, тем вероятнее «попадете в сердечко» ЦА. Ответы упростят подготовку к выступлению, помогут самому определить площадки для рекламных кампаний.

Шаг 4. Подготовьте доклад

Когда цель определена, аудитория изучена, тема выступления выбрана, переходим к главному, – нужно создать контент для зрителей и слушателей.

Составьте структуру своего вебинара

В зависимости от вида и целей мероприятия, структура может отличаться. Что подходит для продаж, может не подходить для обучения. И все-таки, общие места в структуре вебинаров имеются:

1. Знакомство, история спикера (факты из вашей жизни по теме вебинара).
2. Программа мероприятия (что сегодня рассмотрим/узнаем).
3. Цепляем внимание (мотивация для слушателей, ради чего они тут, что эта веб-встреча им даст).
4. Основная часть (начинайте с главных вопросов для удержания внимания, придерживайтесь последовательности теории и практики, добавляйте интерактивы по ходу презентации).
5. Выводы и финальное общение (резюмируйте выступление и ответьте слушателям на вопросы,
   что осталось непонятным?).

Набросайте тезисы по структуре

Почему вы компетентны в теме? Какие главные мысли важно донести? Какие вопросы нужно задать зрителям, чтобы удержать их внимание? Что слушатели получат, присутствуя до конца?

Продемонстрируйте примеры из личного опыта

Завоюйте доверие участников – покажите кейсы из практики. Можете рассказать устно, но эффективнее показать результаты на слайдах в виде инфографики, либо использовать видеоролик, либо пригласить человека из кейса на ваш вебинар.

Определите время выступления

Вебинар не должен длиться бесконечно, желательно 90-120 минут. Даже если полезной информации много, сосредоточьтесь на главном, а выступление разбейте на несколько эфиров. Пропишите примерное время по структуре, чтобы сориентировать зрителей по продолжительности мероприятия.

Выберите день и время для проведения вебинара

Опытные спикеры организуют веб-события во вторник, среду или четверг. Потому что в понедельник люди приходят в себя после выходных, а в пятницу – настраиваются на выходные. Обращайтесь к анализу своей ЦА — он помогает понять, как живут и отдыхают потенциальные зрители.

Шаг 5. Создайте презентацию

Презентация – вид визуального контента, который поможет удержать внимание зрителей. Чем интереснее слайды на экране, тем больше участников останется до конца мероприятия.

Основные правила для слайдов:

• Простота дизайна – два основных цвета, два шрифта от 20 кегля.
• Текст отражает главные смыслы – легко читается с любых устройств.
• Есть картинки, графики, диаграммы, цифры, инфографика соответствуют теме.

Если бюджет ограничен, не обязательно привлекать дизайнера. Используйте бесплатные сервисы,
с помощью которых можно создать презентации по готовым шаблонам.

Старайтесь использовать оригинальные изображения в хорошем качестве, они вызывают интерес и доверие. Вместо длинных текстов, используйте таблицы и диаграммы для упрощения восприятия.

Подготовьтесь к вебинару технически

У вас уже готовы тема, контент, презентация, знаете целевую аудиторию, а значит пора готовиться к выступлению технически. Рассмотрим несколько шагов для стабильного видеопотока.

Шаг 6. Выберите платформу

Сервисы для видеосвязи уже несколько лет легко отвечают на технический вопрос, как проводить вебинары без потери качества картинки и звука.

При выборе платформы важно учитывать:

• Масштаб участников – сколько людей вы рассчитываете привлечь на эфир?
• Инструменты ресурса – возможность демонстрации презентаций и экрана, чат с обменом файлов, простые настройки.
• Продолжительность трансляций – некоторые бесплатные сервисы ограничивают видеосвязь по времени.
• Внутренняя рассылка – для оперативного распространения записей уроков и напоминаний о встрече.
• Круглосуточная техподдержка сервиса – в случае технических неурядиц вы быстро получаете помощь.
• Встроенная аналитика – для получения информации об участниках.
• Ценовая политика – тарифы у каждой платформы свои, от free-лицензий до годовых подписок.

Шаг 7. Запишите вебинар

Не все платформы гарантируют запись онлайн-встреч, бывают сбои в трансляциях, что усложняет сохранение прямых эфиров. Для этих целей проще использовать сторонний софт.

Экранная Камера – это программа для записи с экрана со звуком. С ее помощью легко научиться создавать видеоуроки, записывать трансляции, важные звонки и даже сохранять прохождение игр без потери частоты кадров. Благодаря встроенному редактору, на запись можно накладывать музыку, дополнительную озвучку, добавлять титры.

Преимущества Экранной Камеры

• встроенная библиотека титров и мелодий;
• оперативная загрузка видео на ресурсы YouTube, ВКонтакте и другие;
• сохранение результата в 30+ форматах;
• простой русскоязычный интерфейс.

Участники вебинаров наверняка высоко оценят качество трансляций и видеоуроков, которые
вы создадите благодаря Экранной Камере.

Шаг 8. Настройте оборудование

Когда платформа выбрана, необходимо протестировать оборудование. Обязательно используйте устройство, с которого планируете проводить вебинар (мобильный телефон, ПК или ноутбук).

Для проведения вебинара понадобятся веб-камера, микрофон и стабильный интернет. Проверьте оборудование дважды – за сутки и за час до эфира. Настройка за день до встречи позволит решить проблемы с помощью техподдержки, а за час – поможет проконтролировать работу сервиса.

Веб-камера. При выборе вебки обратите внимание на главные характеристики:

• разрешение для качественной картинки от 1080p до 4К;
• количество кадров в секунду от 30 до 60 fps;
• угол обзора камеры от 60 до 90 градусов;
• наличие хорошего автофокуса.

Можно подобрать бюджетный вариант с разрешением hd 720p. Но учтите, из-за разнообразия вебинаров, у людей завышенные ожидания от качества картинки. Для продающих и масштабных мероприятий лучше не скупиться на технику.

Микрофон. Некоторые вебки и устройства уже имеют встроенный микрофон, но для
качественного аудиопотока лучше приобрести отдельный:

• с возможностью USB-подключения для упрощения работы;
• с микропроцессором для оцифровки аудио;
• с шумоподавлением от 65 дБ;
• с чувствительностью от -40 дБ.

Если вы проводите вебинар со смартфона, потребуется гарнитура. Она должна удобно «сидеть», иметь регулировку громкости, шумоподавление и простые настройки подключения.

Интернет. Ключевые параметры проверки интернета – скорость и пинг (задержка связи). Для поддержки хорошего качества вебинара требуется скорость 4-5 Мбит/сек, а время пинга до 100 мсек. Все российские провайдеры обеспечивают такую скорость в базовых тарифах. Проверить стабильность вашего интернета (с любых устройств) можно здесь.

Как работать с аудиторией перед вебинаром

Все готово для проведения вебинара, но если на него придут только ваш друг и мама, полезный контент не дойдет до целевой аудитории. Значит необходимо организовать приглашение слушателей.

Шаг 9. Анонсируйте вебинар

Для анонса мероприятия выбирайте те площадки и соцсети, где обитает ваша ЦА. Если подписчики в сообществе в ВК, публикуйте запись в первую очередь там. Используйте разные способы пиара:

1. Промопосты. Их размещают как в собственных группах и каналах, так и заказывают платную публикацию в других сообществах, где подписаны потенциальные участники.
2. Таргет. Это интернет-реклама в социальных сетях с настройками под пол, возраст, местоположение и интересы аудитории. Можете научиться запускать ее сами или привлечь специалиста. Для вебинаров бюджетнее выбрать способ оплаты рекламы за клики, а не за количество показов.
3. Взаимный пиар. Бесплатный способ продвижения, когда компаниям, сообществам, каналам предлагают обменяться публикациями с ожиданием на обмен аудиторией.
4. Email-рассылка. Если вы счастливый обладатель базы клиентов с интернет-почтами, рассылайте по ней сообщения с приглашением на вебинар и обязательно указывайте пользу от участия.
5. Внешние ссылки. Попробуйте найти сообщества, блогеров, СМИ, публикующих подборки мероприятий из вашей сферы деятельности. Отправьте им предложение написать о вас, особенно если тема вебинара о чем-то новом и интересном.

Шаг 10. Отправьте напоминания

Случаются ситуации, когда люди регистрируются, но не приходят на мероприятие. Поэтому лучше отправить напоминания накануне: за день до трансляции, за 10-12 часов, за 60 и 15 минут до эфира.

Не отправляйте пользователям одинаковые текстовые напоминания. Меняйте приветствие, используйте выгоды, напомните о дополнительных бонусах и подарках.

Используйте сервисы рассылок для соцсетей и для мессенджеров (если есть номера телефонов), в них высокий процент прочтения по сравнению с email-сообщениями. На некоторых платформах для вебинаров есть внутренний функционал для рассылок писем.

Шаг 11. Как работать с аудиторией на вебинаре

Вы максимально готовы к мероприятию. Дело за малым – провести вебинар. Финальной точкой успеха станет уверенность спикера и общение с аудиторией.

Простые советы:

1. Потратьте первые 15 минут эфира на знакомство. Спрашивайте участников всё ли слышно/видно, откуда они, знакомы ли с темой эфира. Просите отправлять в чат плюсики, цифры или развернутые ответы. Расскажите о себе и о чем сегодня будет идти речь. Всё равно участники опаздывают, а у вас будет время наладить контакт.
2. Подготовьте в презентации слайды для интерактивов. Попросите участников что-нибудь угадать, выбрать, найти ошибки, объяснить, что нравится или не нравится в примерах.
3. Используйте в презентациях юмор. Задействуйте мемы, видео или GIF-ки, придумайте оригинальные названия слайдов или прикольные примеры.
4. Не выкладывайте сразу всю информацию в одном эфире, оставляйте интригу, пусть пользователи захотят встретиться вновь.
5. В конце эфира выделите 15 минут для сбора фидбека. Дайте участникам возможность задать вопросы. Отвечайте только на те, которые по теме вебинара.

Дополнительные советы, как проводить вебинары

Снизьте волнение перед эфиром. Отрепетируйте несколько раз выступление, чтобы запомнить порядок информации. Используйте техники для развития дикции: от скороговорок до эмоционального пения. Найдите в интернете дыхательные упражнения и проделайте их. Убедите себя, что трансляция пройдет хорошо (потому что так и будет).

Соберите обратную связь по завершению. Отправьте всем слушателям запись эфира, поблагодарите за участие, спросите, что понравилось на трансляции. Так вы проведете работу над ошибками.

Проанализируйте статистику. Откуда пришли участники, какая конверсия, сколько просмотров. Это поможет подготовиться к новому эфиру и улучшить рекламную кампанию в будущем.

Используйте хороший вебинар повторно. Таким образом не придется его проводить постоянно. Можете продавать готовую запись, повторять в виде автовебинара, нарезать части видео в соцсети или использовать, как урок на онлайн-курсах.

Не забывайте про выбор фона и одежды в кадре. Выбирайте нейтральные тона фона без лишних деталей, используйте освещение перед лицом, а не сзади. Отдайте предпочтение однотонной одежде. Такая избирательность поможет не отвлекаться зрителям.

Заключение

Как провести вебинар, чтобы участники остались довольны? Достаточно запомнить основы:

• Веб-встреча решает проблемы ЦА и закрывает потребности.
• Тема вебинара отражает цель и пользу.
• Время трансляции максимум до 120 минут, в контенте есть кейсы, картинки,
  юмор, опросы, интерактивы, игры.
• Выбрана и протестирована вебинарная платформа с учетом ваших потребностей и
  технических возможностей.
• По окончанию трансляции вы отправили запись и собрали фидбек.