Как провести вебинар: гайд по эффективной организации

Вебинар — эффективный и доступный для большинства формат онлайн-обучения. Чтобы организовать такое мероприятие, не нужно арендовать помещение, нанимать команду специалистов и покупать дорогое оборудование. Мы расскажем, как провести вебинар самому и что делать, когда он завершится.

Что такое вебинар и кому он нужен

Вебинар — это онлайн-семинар, лекция, которую проводят через интернет. Участники регистрируются заранее или получают ссылку для прямого доступа к встрече. По ходу выступления или после него ведущий может отвечать на вопросы зрителей из чата.

Кому стоит доверить проведение вебинара

• Специалистам с обширными знаниями и большим опытом в своей сфере. Компетенции могут охватывать всю дисциплину (практическая психология, маркетинг, деревообработка) или ограничиваться узкими вопросами (разрешение конфликтов, SEO, изготовление мебели).
• Людям с навыками публичных выступлений. Ведущий должен завладеть вниманием зрителей, удерживать его до конца мероприятия и знать, когда лучше отвлечь слушателей на что-то постороннее. Сильное волнение, словесный мусор, чтение с листа, безэмоциональность, неуместные высказывания мешают воспринимать информацию и портят впечатление.
• Руководителям и ведущим специалистам (для лекций, которые проводятся для персонала). Они обладают авторитетом и достаточной компетенцией. У рядовых сотрудников нет всех этих преимуществ.

Люди могут присоединиться к семинару и прослушать его до конца из вежливости или служебной дисциплины. Однако нельзя заставить зрителей всерьез воспринимать информацию, запоминать ее и использовать в работе или жизни. Можно только убедить их в том, что сведения действительно ценные.

«Убеждение» происходит за счет правильной подачи, продуманного содержания и подходящего образа лектора. Если спикер путается, повторяет слова-паразиты, рассказывает очевидные вещи, а на фоне слышны посторонние звуки, внимание зрителя рассеивается. Наступает скука и разочарование.

Зачем проводят вебинары

• Онлайн-курсы. Трансляция может быть основным форматом обучения и дополнять другие лекции, которые хранятся в записи.
• Тренинги для персонала, повышение квалификации. Их проведение требуется для подготовки новых сотрудников, а также чтобы повысить эффективность работы более опытных специалистов, научить их новым практикам, предотвратить травмы, конфликты и другие инциденты.
• Мастер-классы. В рамках одной лекции или нескольких выступлений спикер делится практическими приемами.
• Онлайн-встречи с подписчиками или читателями. Автор может рассказать о творческом пути, дальнейших планах, поделиться советами для чайников, а затем ответить на вопросы аудитории.
• Презентация продуктов. Представитель бренда демонстрирует услугу или товар и показывает, какие проблемы можно решать с их помощью.
• Поддержка пользователей. Сотрудник компании рассказывает, с какими проблемами часто сталкиваются клиенты. Объясняет, что можно делать в таких ситуациях и как их избежать.

Подготовка к проведению вебинара

Чтобы онлайн-лекция оказалась полезной и интересной, а в процессе трансляции не возникли неожиданные проблемы, требуется предварительная подготовка.
Она выполняется в несколько шагов.

Шаг 1. Выберите тип вебинара

Возможно несколько вариантов:

• Трансляция экрана. Автор проводит вебинар через микрофон. На экран выводится иллюстративный материал или презентация.
• Видеоконференция. Транслируется изображение с камеры ведущего. Он может делать пометки и записи, чертить схемы на маркерной доске.
• Захват экрана вместе с веб-камерой. Сочетает в себе две предыдущие разновидности. Лицо спикера находится в кадре и помогает установить эмоциональную связь с аудиторией. Благодаря этому информация лучше усваивается. Чаще всего изображение с веб-камеры размещается в углу экрана. В нужные моменты его можно убирать, чтобы не перекрывало значимые элементы презентации, или переключать на крупный план, например во время вступительного слова.
• Предзаписанные материалы. Записанные видеолекции выкладываются на подходящей для этого платформе. Сессия вопросов и ответов проходит в комментариях, чате или на форуме.

Формат выбирается в зависимости от технических возможностей и особенностей материала. Например, если для лекции не требуется презентация, транслировать экран не нужно. В этом случае можно ограничиться камерой.

Шаг 2. Определите цель вебинара

Это тот результат, которого вы хотите добиться, создавая материал. Цель нужно формулировать максимально конкретно: «привлечь новых клиентов, которым нужна такая-то функция нашего ПО», «уменьшить число обращений в техподдержку с такой-то проблемой» и так далее.

Цель:

• Отражает стремления организатора — бизнеса, образовательного учреждения, частного лица. Например, блогер стремится привлечь внимание к определенной проблеме, популяризировать науку и прочее.
• Ориентируется на пожелания и потребности целевой аудитории — людей, которым может быть интересна лекция.
• Формирует тему, содержание и манеру подачи. Для привлечения потенциальных клиентов демонстрируют преимущества продукта. При популяризации чего-либо в доступной форме развенчивают устоявшиеся заблуждения, показывают, что в этой отрасли есть много крутого.

Шаг 3. Выберите тему и составьте структуру вебинара

При выборе ориентируйтесь на потребности целевой аудитории. Изучите, какой контент уже доступен. Сюда входят блоги, подкасты, статьи, книги, курсы, программы образовательных учреждений, публичные и закрытые мероприятия. Не имеет смысла еще раз касаться темы, которая уже хорошо изучена и по ней доступно много качественных материалов.

Учитывайте сильные и слабые стороны используемых источников. Попытайтесь подобрать более удачную форму и подробнее раскрыть важные вопросы, которые другие авторы упоминают вскользь.

Структура вебинара — это список подтем, о которых вы будете рассказывать в лекции. Они должны последовательно раскрывать основную тему. При необходимости можно запланировать подключение дополнительных спикеров, дискуссию с другими экспертами и интерактивы со зрителями (например, конкурс на лучший вопрос или призыв поделиться своими кейсами в чате).

Шаг 4. Найдите оборудование

Чтобы провести вебинар, понадобятся:

Компьютер. Это основное устройство, с которого вы будете управлять трансляцией, демонстрировать презентацию, зачитывать сообщения слушателей. Подойдет как настольный компьютер, так и ноутбук.

Конфигурация должна соответствовать требованиям актуальных ОС — Windows 10 и 11, macOS и Linux с последними обновлениями. Также компьютер должен справляться с обработкой звука и видео в реальном времени и с работой другого софта, если его нужно запускать в процессе эфира. Потребуется минимум четырехъядерный процессор серий AMD Ryzen или Intel Core 6ххх и 16 ГБ ОЗУ.

Стабильное соединение с интернетом. Оптимальная скорость — от 100 Мбит/с. Желательно использовать кабельное соединение. Связь по Wi-Fi или через мобильные модемы может прерываться или замедляться от случайных помех.

Микрофон. Гарнитуры и устройства, встроенные в веб-камеры или ноутбуки, в большинстве случаев не подходят, поскольку имеют низкое качество звучания. Целесообразнее приобрести USB-микрофон.

Камера. Требования к ней определяются выбранным форматом вебинара. Если изображение выводится в углу дисплея, можно обойтись встроенными и относительно дешевыми моделями. Для трансляции камеры в полноэкранном режиме требования к качеству возрастают. Если ими пренебречь, зрителям придется наблюдать мутную и зашумленную (с мелкими точками и другими артефактами) картинку в неестественных цветах.

Программа для онлайн-вещания. Можно воспользоваться функционалом сервисов для интернет-трансляций или установить приложение, например OBS Studio.

Дополнительное оборудование

• Светодиодная подсветка. Управлять солнечным светом, люстрами и торшерами невозможно, поэтому предпочтительнее использовать специальные светильники. Подойдут устройства с настольной или напольной стойкой для съемки с телефонов.

  

• Микрофонная стойка (пантограф). В комплекте с микрофонами часто идут совсем примитивные держатели. Они не изолируют устройство от вибраций и посторонних шумов. Если вы начнете печатать на клавиатуре во время трансляции, вместо едва заметных нажатий зрители могут услышать сильные удары. Специальная стойка решает проблему. Вместе с пантографом также можно приобрести держатель-паук, поп-фильтр и ветрозащиту.
• Фон для хромакея. Софт для трансляций может автоматически убирать задний план на изображении с вебки. Обработка выполняется более качественно, если фон однотонный и контрастирует с человеком в кадре.

  

• Программное обеспечение для видеозахвата. Через него можно сделать резервную запись эфира. Нужный функционал есть в программе Экранная Камера. Она умеет записывать видео со звуком, а также содержит редактор с библиотекой музыки и заставок. Поддерживает большинство современных форматов — MP4, AVI, MKV и другие.

  

Шаг 5. Подготовьте место

Во время эфира посторонние объекты не должны попадать в кадр. Желательно, чтобы фон был однородным и неярким. Также необходимо позаботиться об устранении шумов и посторонних звуков.

Если у вас есть отдельное помещение и вы планируете регулярно вести эфиры, можно обустроить отдельную вебинарную комнату. Однако в ряде случаев достаточно на время отключать бытовую технику, закрывать окна, чтобы приглушить уличный шум, и переводить гаджеты в беззвучный режим.

Солнце и светильники не должны создавать засветы и тени на лице, а также слепить камеру. Заранее поэкспериментируйте и подберите подходящее расположение вебки, лампы и стола с компьютером.

Шаг 6. Подберите площадку

Существует много онлайн-платформ, которые позволяют запускать собственные стримы, но не все из них подходят для лекций.

Критерии выбора

При выборе сервиса учитывайте:

• особенности регистрации — нужна ли дополнительная верификация аккаунта или хватит одной электронной почты;
• действующие тарифы — некоторые площадки полностью бесплатные, другие работают только по подписке;
• настройки доступа — возможно ли приглашение зрителей по персональным ссылкам или любой желающий может просматривать материалы;
• технические ограничения — длительность трансляций, разрешение, частота кадров, требования к кодекам;
• модерация со стороны администрации сервиса — некоторые специфические (но вполне законные) темы могут считаться недопустимыми на конкретном ресурсе, из-за чего учетную запись могут забанить;
• возможность прикладывать к лекциям дополнительный контент — опросы, брошюры, презентации, списки литературы, тесты для самопроверки и прочее.

ВКонтакте

Трансляции можно запускать через VK Видео и сервис VK Play Live. В первом случае можно использовать стандартный аккаунт, а во втором придется пройти регистрацию на платформе Boosty.

Количество участников: без ограничений

Наличие поддержки: есть, на общих основаниях

Кому подойдет: обычным пользователям для общедоступных трансляций

RUTUBE

Универсальный видеохостинг. Позволяет выкладывать ролики и вести эфиры. Смотреть контент можно как в браузере, так и с помощью специальных приложений для мобильных устройств.

Количество участников: без ограничений

Наличие поддержки: есть, на общих основаниях

Кому подойдет: обычным пользователям для общедоступных трансляций

iSpring

Специализированная платформа для онлайн-образования. Предлагает два продукта: iSpring Learn — сервис для корпоративного онлайн-обучения, и iSpring Suite — конструктор курсов и тестов.

Количество участников: без ограничений (до 10 в пробный период)

Наличие поддержки: есть, индивидуальная

Кому подойдет: образовательным учреждениям, компаниям

МТС Линк

Сервис для онлайн-курсов, вебинаров и видеозвонков. Может взаимодействовать с другим софтом. Например, специальные плагины для Chrome и Яндекс Браузера предоставляют быстрый доступ к запуску стримов.

Количество участников: до 30 в бесплатной версии, до 300 при оформлении подписки максимального уровня

Наличие поддержки: есть, на бесплатном тарифе — на общих основаниях, на платном тарифе — круглосуточная, а на тарифах «Обучение» и «Маркетинг» выделяется персональный менеджер

Кому подойдет: учебным заведениям, компаниям, а также авторам онлайн-курсов

Создание контента

Не стоит проводить вебинар спонтанно. Это не всегда удается даже опытным лекторам. Необходимо заранее продумать, о чем рассказать слушателям, и подготовить ряд дополнительных материалов.

Составьте план вебинара

План — это перечень вопросов, которые будут обсуждаться в ходе трансляции. Они должны соответствовать основному заголовку вебинара и выстраиваться в логически последовательном порядке.

Оптимальная продолжительность мероприятия — от 45 минут до 1,5 часов. Составляйте план с учетом этих значений и распределите общее время между всеми подтемами. Не забывайте, что в него также входит блок вопросов и ответов.

Подготовьте презентацию

Презентация демонстрируется на экране во время трансляции. По ходу выступления автор переключается между слайдами — на них отображаются основные тезисы, а также иллюстрации и схемы.

На слайды стоит добавлять материалы, которые дополняют выступление и плохо воспринимаются на слух. При этом не стоит перегружать зрителей информацией:

• Вместо больших блоков текста используйте краткие тезисы.
• Данные статистики или отчеты оформляйте в виде графиков и диаграмм.
• Не вставляйте сложные чертежи и многострочные таблицы.

Напишите текст выступления

Объем и содержание текста зависят от навыков публичных выступлений и от того, насколько хорошо вы владеете темой. В одних случаях достаточно дополнить каждый пункт плана более развернутыми тезисами. В других — необходимо изучить различные источники, прописать все действия и каждую реплику.

Чтение с листа производит плохое впечатление на аудиторию, поэтому отрепетируйте выступление. Текст используйте только как шпаргалку.

Дополнительные материалы

Даже внимательный зритель никогда не запомнит весь семинар. Вы можете прикрепить к записи выступления электронную брошюру, в которой изложите содержание, дадите список литературы или других источников.

Выкладывать вместо этого презентацию, которая демонстрировалась по ходу онлайн-лекции — плохое решение. Зачастую слайды содержат только тезисы. Без развернутых пояснений непонятно, о чем идет речь.

Проведение вебинара

Следующие несколько советов помогут успешно провести онлайн-лекцию и оставить хорошие впечатления у зрителей.

Проверьте технику

Перед эфиром подключите все оборудование, установите и настройте софт. Запустите тестовую трансляцию — откройте ее через сервис или программу для просмотра. Проверьте качество изображения и звука. При необходимости поменяйте соответствующие параметры.

Взаимодействуйте с аудиторией

Ценность вебинаров, как отдельного формата, заключается в возможности взаимодействовать с аудиторией. Предложите зрителям задавать вопросы в чате или в комментариях под трансляцией.

Помните: общение — важная, но не главная часть мероприятия. Вебинар проводится ради лекции. Отвечайте на несколько наиболее важных реплик после того как закончите очередной тематический блок. Если не хотите прерываться, отложите их на финальную часть — время для вопросов и ответов.

Будьте вежливы и дружелюбны. Поприветствуйте участников в начале занятия, попрощайтесь с ними в конце, поблагодарите за то, что прослушали лекцию и задали вопросы. Не оскорбляйте никого и не вступайте в жесткую полемику. Если кто-то из зрителей ведет себя некорректно, игнорируйте или заблокируйте его.

Завершите вебинар

Финальная часть трансляции отводится под вопросы, обратную связь и предложения. Расскажите, будет ли публиковаться запись вебинара. Объясните, как можно связаться с вами, если зрителям потребуется дополнительная информация или они захотят приобрести ваши продукты (для продающих вебинаров). Сообщите аудитории, что мероприятие подходит к концу, попрощайтесь и отключите стрим.

Последующие шаги

После того как трансляция остановлена, работа не заканчивается. Чтобы грамотно решить все задачи лекции и улучшить качество дальнейших мероприятий, потребуется еще несколько действий.

Оценка эффективности вебинара

Это объективные критерии того, насколько удачно прошел эфир. Оценку можно выполнять по прямым и косвенным признакам:

• Инструменты аналитики. Платформы для трансляций отображают количество участников, лайков и дизлайков, комментариев, среднюю продолжительность просмотра и другие данные.
• Технический мониторинг. Приложения для видеозахвата и стриминга выводят загрузку системы, задержку трансляции и количество пропущенных кадров (выглядят как рывки и прерывания видео, возникают из-за плохого интернет-соединения и сбоев на сервере).
• Вовлеченность. Сколько зрителей и как активно реагировали на выступление — делились мнением, задавали вопросы, рассказывали о собственном опыте, рекомендовали материал другим людям.

Работа с записью вебинара

Запись прямого эфира можно прикладывать к лекции или распространять отдельно, например в телеграм-канале или на своем сайте. Участники будут пересматривать ее, если потребуется освежить знания. Также видео пригодится тем, кто по какой-то причине не смог присутствовать на мероприятии.

Сервисы для трансляций обычно позволяют выкладывать записи. Пошаговые инструкции, как активировать соответствующую функцию, есть в руководствах пользователя. Вы можете публиковать отснятые материалы в изначальном виде или предварительно смонтировать их. Например, вырезать фрагменты с перерывами, добавить титры и заставки.

Последующее взаимодействие с участниками

Часто вебинары являются продолжением определенной деятельности. Соответственно, необходимо, чтобы зрители так или иначе присоединились к ней. Например, если проводите курсы, вам необходим приток учеников. Если популяризируете какое-то хобби, вам потребуются новые члены клуба или постоянные участники других мероприятий.

Кратко расскажите о себе, своем опыте, текущей или прошлой деятельности. Сообщите, как можно связаться с вами лично или с организацией, которую вы представляете. Укажите контакты на финальном слайде презентации и в описании к стриму. Желательно оставлять не личные аккаунты, а те, которые зарегистрированы специально для такого общения.

При необходимости сделайте рассылку форм обратной связи. Заранее предупредите зрителей об этом и попросите заполнить анкеты. Так вы узнаете о недостатках, допущенных ошибках, пожеланиях и удачных решениях.

Подготовьте специальные предложения для слушателей продающих лекций. Например, скидку на подписку, предоставление бонусного контента, индивидуальные консультации онлайн или в офисе.

Вместо заключения

Теперь вы знаете, как организовать вебинар. Для этого вам понадобится компьютер со стабильным интернетом соединением, веб-камера и микрофон. Онлайн-лекцию можно вести в сервисах ВКонтакте и RUTUBE или на специализированных платформах МТС Линк и iSpring.

Параллельно с трансляцией следует демонстрировать презентацию. Добавьте на слайды ключевые тезисы и подходящий иллюстративный материал. Отвечайте на вопросы участников, предложите им поделиться мнением и связаться с вами, если потребуется больше информации.